Mayor seguridad
Permite identificar de mejor manera a las personas autorizadas para ingresar al conjunto.
1. Introducción
El Conjunto Araucarias de Quitumbe ha implementado un sistema biométrico de control de ingreso y salida mediante huella digital, gestionado técnicamente a través de una plataforma o software Hikvision. Este sistema tiene como propósito facilitar, ordenar y controlar el acceso al conjunto residencial por parte de residentes, visitantes autorizados o personas vinculadas al conjunto, de acuerdo con las reglas internas de convivencia y seguridad.
1.1. Modernización, seguridad y mejora del acceso
La implementación del nuevo sistema responde a un proceso de modernización, mejora continua y fortalecimiento de la seguridad interna. Su finalidad operativa es ofrecer un ingreso y salida más seguro, ordenado, ágil y confiable para residentes, familiares autorizados y demás usuarios habilitados.
Mejor control de accesos
Contribuye a evitar ingresos no autorizados y fortalece la gestión en áreas comunes y puntos de entrada.
Procesos modernizados
Incorpora tecnología para una administración más eficiente y acorde con las necesidades actuales.
Ingreso y salida ágiles
Reduce tiempos de espera y facilita el acceso diario de los habitantes autorizados.
Trazabilidad limitada
Permite disponer de registros necesarios de ingreso y salida, exclusivamente para control de acceso.
Menores riesgos operativos
Reduce riesgos asociados con pérdida, préstamo o duplicación no autorizada de llaves, controles o tarjetas.
Mejor organización
Facilita mantener actualizada la información de residentes y personas autorizadas.
La huella digital constituye un dato biométrico. Conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, los datos biométricos son datos personales únicos relativos a características físicas, fisiológicas o conductuales que permiten o confirman la identificación única de una persona natural. Además, los datos biométricos forman parte de los datos sensibles, por lo que requieren especial cuidado, información previa clara, finalidad determinada, medidas de seguridad adecuadas y consentimiento explícito cuando el tratamiento se base en la voluntad del titular.
Advertencia institucional: este manual documenta la finalidad declarada por el Conjunto Araucarias de Quitumbe: la huella digital se utilizará únicamente para el control de ingreso y salida. No se autoriza su uso para vigilancia general, perfilamiento, comercialización, discriminación, control laboral, monitoreo de hábitos personales ni cualquier otro fin diferente al informado.
2. Objetivo del manual
El objetivo de este manual es informar a los residentes y usuarios del sistema biométrico sobre el uso de la huella digital, las condiciones de tratamiento de sus datos personales, sus derechos, las medidas de seguridad aplicables y el procedimiento para otorgar o revocar el consentimiento informado.
Este documento también sirve como soporte institucional para que la administración del conjunto cuente con una guía de actuación, un registro documental del consentimiento y una base de control preventivo frente a riesgos jurídicos, organizacionales y técnicos asociados al tratamiento de datos biométricos.
3. Alcance
Este manual aplica a:
- Residentes propietarios, arrendatarios u ocupantes autorizados del Conjunto Araucarias de Quitumbe.
- Personas vinculadas al conjunto que requieran ingreso recurrente y autorizado.
- Usuarios que, por una condición debidamente justificada y autorizada, reciban una tarjeta electrónica como alternativa excepcional de acceso.
- Visitantes autorizados, cuando excepcionalmente se justifique su registro biométrico y se cuente con información previa y consentimiento válido.
- Personal administrativo o de seguridad que gestione el sistema, únicamente en lo relacionado con ingreso y salida al conjunto.
- Proveedores o personal técnico que, por contrato o soporte, puedan acceder al sistema o a datos personales, en caso de que tal acceso exista y esté documentado.
Criterio de minimización: para visitantes ocasionales o de corta permanencia, la administración deberá valorar si existen mecanismos alternativos menos intrusivos que la huella digital, de conformidad con los principios de pertinencia, minimización y proporcionalidad.
4. Definiciones importantes
| Concepto | Explicación para usuarios |
|---|---|
| Dato personal | Información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente. |
| Dato biométrico | Dato personal único relativo a características físicas, fisiológicas o conductuales que permite o confirma la identificación única de una persona, como la huella digital o datos dactiloscópicos. |
| Dato sensible | Categoría especial de dato personal que incluye, entre otros, datos biométricos, datos genéticos, datos de salud y aquellos cuyo uso indebido pueda afectar derechos o generar discriminación. |
| Tratamiento | Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, registro, conservación, consulta, uso, comunicación, supresión o destrucción. |
| Consentimiento | Manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca mediante la cual el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales. |
| Responsable del tratamiento | Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales. En este manual, la administración del conjunto debe identificar formalmente al responsable antes de aprobar el documento. |
| Encargado del tratamiento | Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable y conforme a sus instrucciones documentadas. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En este manual, el residente, usuario o persona autorizada cuya huella se registra. |
| Tarjeta electrónica de acceso | Credencial física asociada a un usuario autorizado. No constituye el mecanismo principal de acceso y solo podrá entregarse como alternativa excepcional, personal e intransferible, previa revisión y autorización de la Administración. |
| Vulneración de seguridad | Incidente que afecta la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales. |
5. Descripción del sistema de control de acceso
El sistema biométrico instalado permite autenticar a una persona mediante su huella digital para habilitar o registrar su ingreso y salida del Conjunto Araucarias de Quitumbe. Su operación puede involucrar dispositivos lectores de huella, registros de usuarios autorizados, bitácoras de eventos de acceso y administración técnica mediante la plataforma Hikvision.
Como mecanismo complementario y excepcional, el sistema podrá habilitar tarjetas electrónicas individuales para usuarios que cumplan los criterios definidos por la Administración. La tarjeta no sustituye de forma general al registro biométrico, no se entrega automáticamente y su disponibilidad es limitada.
La administración debe verificar y documentar la configuración técnica real del sistema, especialmente si el almacenamiento de la huella o plantilla biométrica se realiza en equipos locales, servidores, nube, dispositivos de control de acceso o cualquier otra infraestructura. Este manual no presume una arquitectura técnica específica no verificada.
Precisión técnica necesaria: antes de aprobar este manual, la administración deberá confirmar si Hikvision opera solo como software local, si existe soporte remoto, si hay almacenamiento en nube, si terceros pueden acceder a la información y si se conservan imágenes de huella, plantillas biométricas, códigos derivados o únicamente credenciales técnicas.
6. Finalidad del tratamiento de la huella digital
La finalidad única, determinada, explícita y legítima del tratamiento de la huella digital será permitir el control de ingreso y salida al Conjunto Araucarias de Quitumbe. Esto incluye verificar que la persona que utiliza el acceso se encuentre autorizada y registrar, cuando el sistema lo permita, eventos vinculados al ingreso o salida.
| Finalidad autorizada | Descripción | Límite institucional |
|---|---|---|
| Control de ingreso | Verificar que una persona autorizada pueda ingresar al conjunto mediante su huella digital. | No se utilizará para fines comerciales, discriminatorios, de vigilancia general o perfilamiento. |
| Control de salida | Registrar o permitir la salida mediante autenticación biométrica, si el sistema está configurado para ello. | No se utilizará para controlar hábitos, rutinas, permanencia o comportamiento personal de los residentes. |
| Gestión operativa del acceso | Actualizar usuarios autorizados, bloquear accesos vencidos, corregir errores y atender solicitudes relacionadas con ingreso y salida. | La gestión deberá limitarse a lo estrictamente necesario y quedar restringida a personal autorizado. |
7. Base legal y normativa aplicable según los documentos consultados
El tratamiento de huellas digitales debe observar el marco ecuatoriano de protección de datos personales contenido en los documentos consultados. En particular:
- La Constitución reconoce el derecho a la protección de datos personales, que incluye acceso, decisión y protección sobre información y datos de este carácter.
- La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales regula principios, derechos, obligaciones y mecanismos de tutela.
- La LOPDP reconoce como datos biométricos los datos personales únicos que permiten o confirman la identificación única de una persona natural.
- Los datos biométricos son datos sensibles, por lo que su tratamiento se encuentra prohibido salvo que concurra una condición habilitante, entre ellas el consentimiento explícito del titular con fines claramente especificados.
- El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco, y puede revocarse en cualquier momento sin necesidad de justificación.
- La información previa debe ser clara, sencilla, comprensible y comunicada antes de recolectar el dato, especialmente sobre finalidad, base legal, tipos de tratamiento, conservación, responsable, derechos, transferencias o accesos de terceros y consecuencias de entregar o no los datos.
- Los responsables y encargados deben implementar medidas técnicas, organizativas, físicas, administrativas y jurídicas adecuadas, de acuerdo con la naturaleza de los datos, el contexto, el alcance, los riesgos y las mejores prácticas.
- La protección de datos desde el diseño y por defecto exige considerar riesgos desde la planificación y configurar el sistema para tratar solo los datos necesarios para cada finalidad.
- La gestión de riesgos debe considerar contexto, identificación, análisis, evaluación y tratamiento de riesgos, con monitoreo y comunicación.
- El acceso a datos por proveedores o terceros debe estar regulado por contrato, instrucciones documentadas, confidencialidad, seguridad y obligación de no usar los datos para fines distintos.
8. Principios aplicables al tratamiento de datos
La administración del Conjunto Araucarias de Quitumbe deberá aplicar, como mínimo, los siguientes principios:
| Principio | Aplicación práctica en el sistema biométrico |
|---|---|
| Juridicidad | El tratamiento debe realizarse conforme a la Constitución, la LOPDP, su normativa aplicable y las obligaciones que correspondan. |
| Lealtad y transparencia | El usuario debe saber que su huella se registra, para qué se usa, quién la administra, cómo ejercer derechos y cómo revocar el consentimiento. |
| Finalidad | La huella solo podrá tratarse para ingreso y salida al conjunto. Cualquier otra finalidad requerirá nueva evaluación legal y, si corresponde, nuevo consentimiento. |
| Pertinencia y minimización | Se deben recolectar únicamente los datos estrictamente necesarios para operar el acceso biométrico. |
| Proporcionalidad | El uso de huella debe ser adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo frente al objetivo de control de acceso residencial. |
| Confidencialidad | Los datos no deben tratarse, comunicarse ni consultarse para fines distintos, y solo el personal autorizado puede acceder al sistema. |
| Calidad y exactitud | Los datos de identificación y relación con el conjunto deben mantenerse actualizados y corregirse cuando sea necesario. |
| Conservación | Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad y deberán revisarse periódicamente. |
| Seguridad | Se deben implementar medidas de seguridad técnicas, organizativas, físicas, administrativas y jurídicas para proteger la huella y los registros de acceso. |
| Responsabilidad proactiva y demostrada | La administración debe poder demostrar que informó, obtuvo consentimiento, aplicó medidas, atendió derechos y restringió el uso del sistema. |
9. Datos que podrían ser tratados
Según la configuración del sistema y las necesidades mínimas de administración, podrían tratarse las siguientes categorías de datos:
| Categoría | Ejemplos | Finalidad permitida | Nivel de cuidado |
|---|---|---|---|
| Datos de identificación | Nombres, apellidos, número de cédula o documento. | Identificar al usuario autorizado del sistema. | Protección ordinaria y acceso restringido. |
| Datos de contacto | Teléfono, correo electrónico o medio de contacto. | Comunicar asuntos relacionados con acceso, solicitudes o derechos. | Protección ordinaria y uso limitado. |
| Relación con el conjunto | Casa, departamento, local, cargo, calidad de residente, arrendatario, familiar, visitante autorizado o persona vinculada. | Verificar legitimación para el ingreso y salida. | Acceso restringido. |
| Dato biométrico | Huella digital, dato dactiloscópico, plantilla biométrica o código técnico derivado, según configuración real. | Autenticación exclusiva para ingreso y salida. | Dato sensible: protección reforzada y consentimiento explícito. |
| Credencial electrónica | Número, código o identificador técnico de la tarjeta asignada, estado de activación, fecha de entrega, bloqueo o devolución. | Gestionar la alternativa excepcional de acceso y vincularla únicamente con la persona autorizada. | Acceso restringido, inventario controlado y bloqueo inmediato ante pérdida o uso indebido. |
| Registros de eventos | Fecha, hora, punto de acceso, evento de ingreso o salida, usuario autorizado. | Operar y verificar el acceso al conjunto. | Uso limitado, no perfilamiento ni vigilancia general. |
| Documentación de consentimiento | Formulario firmado, fecha de otorgamiento, revocatoria, solicitudes del titular. | Demostrar información previa, voluntad y gestión de derechos. | Custodia administrativa segura. |
10. Uso exclusivo para ingreso y salida
El Conjunto Araucarias de Quitumbe declara que no utilizará la huella digital para fines distintos al control de ingreso y salida. En consecuencia, queda expresamente excluido el uso de la huella o de los registros del sistema para:
- Vigilancia permanente o monitoreo general de hábitos de residentes.
- Perfilamiento de comportamiento, horarios, rutinas o relaciones personales.
- Fines comerciales, publicitarios o promocionales.
- Discriminación, selección o trato diferenciado injustificado.
- Control laboral, asistencia de trabajadores o evaluación de desempeño, salvo que exista un proceso independiente con base legal específica, información previa y documentación propia.
- Transferencia, cesión o comunicación a terceros no autorizados.
- Publicación, difusión o consulta informal de registros de entrada y salida.
Cambio de finalidad: si la administración pretendiera utilizar la huella o registros para una finalidad diferente, deberá suspender ese uso hasta contar con análisis jurídico, evaluación de riesgos, información previa al titular y una base de licitud válida. El consentimiento otorgado en este manual no cubre finalidades adicionales.
11. Funcionamiento del registro biométrico y alternativas operativas
11.1. Registro y uso ordinario de la huella
- Información previa: antes del registro, el usuario recibirá este manual o una explicación equivalente en lenguaje claro.
- Verificación de identidad: la administración confirmará que el usuario tiene relación o autorización válida para ingresar al conjunto.
- Consentimiento: el usuario firmará el formulario de consentimiento informado, sin casillas premarcadas y sin autorización para fines distintos.
- Registro técnico: personal autorizado registrará la huella en el sistema biométrico mediante la plataforma correspondiente.
- Uso ordinario: el usuario colocará su dedo en el lector para que el sistema verifique su autorización de ingreso o salida.
- Actualización: cuando cambie la relación con el conjunto, los datos deberán actualizarse, bloquearse o eliminarse según corresponda.
- Revocatoria o eliminación: el usuario podrá solicitar revocar su consentimiento o eliminar sus datos conforme al procedimiento de este manual.
11.2. Tarjeta electrónica como alternativa excepcional
La tarjeta electrónica no constituye el mecanismo principal de acceso. Podrá evaluarse únicamente como una alternativa limitada y excepcional para casos debidamente justificados. Su entrega dependerá de la revisión y autorización de la Administración y de la disponibilidad existente, debido a que el número de tarjetas es limitado.
Casos que podrán ser evaluados
- Cuando técnicamente no sea posible registrar ninguna de las huellas digitales del usuario.
- Cuando se trate de una persona de la tercera edad y existan dificultades reales para utilizar el lector biométrico.
- Cuando existan condiciones especiales, debidamente informadas, que dificulten el uso normal del sistema biométrico.
- Cuando la Administración determine que corresponde aplicar otra alternativa operativa razonable, conforme a las reglas internas y de seguridad.
Solicitud y evaluación
El interesado deberá presentar su solicitud y explicar el motivo. La Administración verificará el caso antes de autorizar la entrega.
Uso personal
La tarjeta será personal e intransferible. No podrá prestarse, cederse, duplicarse ni utilizarse para facilitar el ingreso de personas no autorizadas.
Disponibilidad limitada
La solicitud no genera una entrega automática. La asignación estará sujeta a disponibilidad y a la autorización administrativa correspondiente.
Pérdida o uso indebido
La pérdida, préstamo, duplicación no autorizada o uso indebido deberá reportarse de inmediato y podrá generar bloqueo y las acciones administrativas previstas en las normas internas.
Importante: la tarjeta podrá ser desactivada cuando termine la autorización del usuario, se comunique su pérdida, se detecte uso indebido, se produzca una duplicación no autorizada o deje de existir la condición que justificó su entrega.
11.3. Facilidad de pago para familias numerosas
Las unidades habitacionales conformadas por más de cinco miembros podrán cancelar la totalidad del valor correspondiente hasta en tres cuotas mensuales, previa coordinación con la Administración. Esta facilidad está orientada a hogares que requieren registrar a un mayor número de integrantes dentro del nuevo sistema de acceso.
3
Hasta tres cuotas mensuales: la modalidad, fechas y constancia de pago deberán coordinarse directamente con la Administración antes de iniciar el registro de todos los integrantes.
Alternativa en caso de no autorizar la huella: la Administración informará las alternativas operativas que correspondan. La negativa al registro biométrico no implica por sí sola la entrega automática de una tarjeta electrónica; cada caso deberá revisarse conforme a los criterios, disponibilidad y reglas internas del conjunto.
12. Rol de Hikvision y del proveedor tecnológico
Hikvision es identificada en este manual como la plataforma o software utilizado para gestionar técnicamente el sistema biométrico. Sin embargo, este documento no afirma que Hikvision sea el responsable único del tratamiento, ni que reciba, almacene o transfiera datos personales, porque tales aspectos dependen de la arquitectura técnica, la configuración del sistema, las condiciones contractuales, el soporte contratado y la forma real de operación.
Si Hikvision, un distribuidor, integrador, técnico o proveedor de soporte accede a datos personales o al sistema por cuenta del conjunto, dicho acceso deberá estar documentado mediante contrato o instrumento equivalente que establezca, como mínimo:
- Objeto y finalidad estricta del acceso técnico.
- Instrucciones documentadas del responsable.
- Prohibición de usar datos para fines distintos.
- Confidencialidad del personal que intervenga.
- Medidas técnicas y organizativas de seguridad.
- Asistencia para atender derechos de los titulares.
- Notificación oportuna de incidentes o vulneraciones.
- Devolución, supresión o bloqueo de datos al finalizar el servicio, según corresponda.
Prudencia jurídica: la administración debe revisar los contratos, licencias, términos de uso, soporte remoto, almacenamiento y configuración de Hikvision antes de aprobar la política definitiva. La mera utilización de una plataforma tecnológica no exonera al conjunto ni a su administración de cumplir sus obligaciones en materia de protección de datos.
13. Responsabilidades del conjunto, administración, usuarios y proveedor tecnológico
| Actor | Responsabilidades mínimas |
|---|---|
| Conjunto Araucarias de Quitumbe / Administración | Identificar formalmente al responsable del tratamiento; informar al usuario; recabar consentimiento válido; limitar la finalidad a ingreso y salida; implementar medidas de seguridad; atender derechos; mantener registros; revisar contratos con proveedores; aplicar protección de datos desde el diseño y por defecto; conservar datos solo por el tiempo necesario. |
| Representante o administrador designado | Custodiar formularios; controlar accesos al sistema; autorizar altas, bajas y modificaciones; evaluar solicitudes excepcionales de tarjeta; mantener inventario de tarjetas entregadas, disponibles, bloqueadas y devueltas; documentar solicitudes; coordinar eliminación o bloqueo; capacitar al personal; mantener evidencias de cumplimiento. |
| Personal con acceso al sistema | Usar el sistema solo para la finalidad autorizada; guardar confidencialidad; no copiar, exportar, fotografiar, compartir ni consultar datos sin autorización; reportar incidentes; usar credenciales individuales y seguras. |
| Usuario o titular | Leer la información; otorgar o negar libremente el consentimiento; proporcionar datos exactos; reportar errores o accesos indebidos; solicitar actualización o eliminación cuando corresponda; no prestar su acceso biométrico ni una tarjeta asignada; comunicar inmediatamente la pérdida, daño o uso no autorizado de la tarjeta. |
| Proveedor tecnológico, integrador o soporte técnico | Actuar únicamente conforme a instrucciones documentadas; no usar datos para fines propios; mantener confidencialidad; aplicar medidas de seguridad; asistir en solicitudes; notificar incidentes; eliminar o devolver datos al terminar el servicio si corresponde. |
| Delegado de Protección de Datos, si corresponde | Asesorar, supervisar cumplimiento, cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales y actuar como punto de contacto en materia de tratamiento de datos, de acuerdo con las condiciones legales aplicables. |
14. Medidas de seguridad y confidencialidad
Por tratarse de datos biométricos y sensibles, la administración deberá adoptar medidas de seguridad reforzadas, proporcionales al riesgo, al estado de la técnica, a la naturaleza de los datos y al contexto residencial. Como mínimo, se recomienda aplicar las siguientes:
14.1. Medidas administrativas y jurídicas
- Aprobar una política interna de uso del sistema biométrico.
- Designar responsables internos de administración del sistema.
- Firmar acuerdos de confidencialidad con personal que tenga acceso al sistema.
- Suscribir contratos o cláusulas de tratamiento de datos con proveedores que accedan al sistema.
- Mantener registros de consentimiento, revocatoria y solicitudes de titulares.
- Documentar altas, bajas, modificaciones y eliminación de usuarios.
- Aprobar un procedimiento específico para solicitud, revisión, entrega, devolución, pérdida y bloqueo de tarjetas electrónicas.
- Definir por escrito quién autoriza las tarjetas y mantener acta o registro individual de cada entrega.
- Coordinar y documentar la facilidad de pago de hasta tres cuotas para unidades con más de cinco integrantes.
- Capacitar al personal sobre finalidad, confidencialidad y prohibiciones.
- Realizar revisiones periódicas de cumplimiento.
14.2. Medidas técnicas
- Configurar perfiles de acceso por rol y limitar usuarios administradores.
- Usar credenciales individuales, contraseñas robustas y cambios periódicos.
- Deshabilitar cuentas de personal que ya no administre el sistema.
- Evitar exportaciones de datos biométricos o bitácoras salvo autorización documentada y finalidad legítima.
- Verificar si la plataforma permite cifrado, seudonimización, registros de auditoría y control de accesos.
- Actualizar software, firmware y parches de seguridad cuando corresponda.
- Conservar respaldos solo si son necesarios y protegidos; eliminar respaldos obsoletos cuando sea técnicamente posible.
- Registrar incidentes, errores, accesos no autorizados o fallas de disponibilidad.
- Mantener un inventario actualizado de tarjetas disponibles, asignadas, bloqueadas, devueltas o anuladas.
- Asociar cada tarjeta a una sola persona autorizada y evitar credenciales genéricas o compartidas.
- Bloquear inmediatamente tarjetas reportadas como perdidas, sustraídas, duplicadas o utilizadas de forma indebida.
14.3. Medidas físicas y organizacionales
- Ubicar equipos de control en espacios protegidos contra manipulación no autorizada.
- Restringir el acceso físico a dispositivos, servidores o computadores donde se administre el sistema.
- Evitar que pantallas administrativas sean visibles para personas no autorizadas.
- Implementar procedimientos de contingencia cuando el sistema falle.
- Revisar periódicamente usuarios activos y eliminar personas que ya no tengan vínculo con el conjunto.
14.4. Vulneraciones de seguridad
Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, la administración deberá activar un procedimiento interno de respuesta, documentar el hecho, evaluar riesgos para los titulares y realizar las notificaciones que correspondan conforme a la LOPDP. El encargado o proveedor que conozca una vulneración debe informar al responsable tan pronto sea posible y dentro del término legal aplicable.
15. Derechos de los usuarios o titulares
Los titulares de datos personales tienen derechos irrenunciables. En el contexto del sistema biométrico, los usuarios podrán ejercer, según corresponda, los siguientes derechos:
| Derecho | Contenido práctico |
|---|---|
| Información | Ser informado sobre fines, base legal, tipos de tratamiento, conservación, responsable, derechos, transferencias, consecuencias de entregar o no los datos y mecanismos de reclamo. |
| Acceso | Conocer y obtener información sobre los datos personales tratados por el sistema, sin necesidad de justificar la solicitud. |
| Rectificación y actualización | Solicitar corrección o actualización de datos inexactos o incompletos. |
| Eliminación | Solicitar la supresión de datos cuando el tratamiento no cumpla principios, no sea necesario, haya cumplido su finalidad, haya vencido el plazo de conservación, afecte derechos, se revoque el consentimiento o exista obligación legal. |
| Oposición | Oponerse al tratamiento en los casos previstos por la normativa, especialmente cuando el tratamiento no sea necesario o existan motivos personales legítimos. |
| Suspensión o limitación | Solicitar la suspensión del tratamiento cuando se impugne la exactitud, exista tratamiento ilícito o se requiera limitar el uso en los casos previstos. |
| Portabilidad | Solicitar la entrega o transmisión de datos en formato compatible cuando proceda técnica y legalmente. |
| No ser objeto de decisiones automatizadas indebidas | Solicitar explicación, criterios o impugnar decisiones basadas en valoraciones automatizadas cuando produzcan efectos jurídicos o afecten derechos. El sistema de acceso no debe usarse para perfilamiento. |
| Revocatoria del consentimiento | Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin necesidad de justificación. La revocatoria no tiene efectos retroactivos sobre tratamientos realizados antes de retirarla. |
16. Procedimiento para consultas, solicitudes o revocatoria del consentimiento
El usuario podrá presentar consultas, solicitudes o revocatorias ante la administración del Conjunto Araucarias de Quitumbe mediante los canales que se completen y aprueben formalmente:
| Responsable o área de contacto: | ____________________________________________________________ |
| Correo electrónico: | ____________________________________________________________ |
| Teléfono: | ____________________________________________________________ |
| Dirección física: | Conjunto Araucarias de Quitumbe: ________________________________ |
16.1. Pasos del procedimiento
- Presentación: el titular presentará su solicitud por escrito, correo electrónico o formulario físico.
- Identificación: la administración verificará la identidad del solicitante o la representación legal cuando corresponda.
- Registro: la solicitud será registrada con fecha de recepción, tipo de derecho solicitado y responsable interno asignado.
- Evaluación: la administración verificará la procedencia de la solicitud conforme a la finalidad del tratamiento, conservación necesaria y normativa aplicable.
- Respuesta: las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, eliminación u oposición deberán atenderse dentro del plazo legal de quince (15) días cuando corresponda.
- Ejecución: si procede la eliminación o revocatoria, se bloqueará o suprimirá la huella del sistema y se dejará constancia documental.
- Comunicación: se informará al titular la acción realizada o la razón motivada si existiere una excepción legal aplicable.
Revocatoria: el consentimiento podrá revocarse en cualquier momento sin justificación. La administración deberá establecer un mecanismo sencillo, gratuito, eficiente y similar al utilizado para recabar el consentimiento.
17. Prohibiciones de uso
Queda prohibido para la administración, personal de seguridad, proveedores y cualquier persona con acceso al sistema:
- Registrar huellas sin información previa y consentimiento válido.
- Registrar huellas de niñas, niños o adolescentes sin revisión legal, información al representante legal y salvaguardas especiales.
- Usar la huella o bitácoras para fines distintos al ingreso y salida.
- Extraer, copiar, fotografiar, descargar o transferir datos biométricos sin autorización formal y base legal.
- Compartir usuarios o contraseñas de administración.
- Permitir acceso técnico remoto sin autorización documentada.
- Conservar datos de personas que ya no tienen relación con el conjunto sin justificación.
- Publicar o comunicar registros de ingreso o salida a vecinos, terceros o grupos informales.
- Utilizar los registros para conflictos personales, control social, presión comunitaria o discriminación.
- Modificar la finalidad del sistema sin revisión legal y nueva información al titular.
- Prestar, ceder, compartir o duplicar una tarjeta electrónica de acceso.
- Entregar tarjetas sin identificación del usuario, autorización administrativa e inventario de asignación.
- Mantener activa una tarjeta después de reportada su pérdida o cuando el usuario deje de estar autorizado.
18. Conservación, actualización y eliminación de datos
Los datos personales tratados en el sistema biométrico deberán conservarse por un tiempo no mayor al necesario para cumplir la finalidad de ingreso y salida. La administración deberá definir y documentar plazos internos de conservación, revisión periódica y eliminación segura.
| Tipo de dato | Criterio de conservación recomendado | Acción al finalizar la necesidad |
|---|---|---|
| Huella, plantilla biométrica o dato técnico equivalente | Mientras el usuario mantenga vínculo o autorización vigente y consentimiento activo. | Eliminar, bloquear o hacer ilegible de forma segura cuando se revoque el consentimiento, termine la relación o deje de ser necesario. |
| Datos de identificación y relación con el conjunto | Mientras sean necesarios para gestionar usuarios autorizados. | Actualizar o eliminar cuando el usuario deje de estar autorizado. |
| Bitácoras de ingreso y salida | Solo por el plazo proporcional que apruebe la administración luego de análisis de riesgos y necesidad operativa. | Depurar periódicamente, evitando conservación indefinida. |
| Registro de tarjeta electrónica | Mientras la tarjeta permanezca asignada y el usuario mantenga autorización vigente. | Bloquear la credencial, registrar su devolución o pérdida y depurar la asociación cuando finalice la autorización. |
| Consentimientos y revocatorias | Mientras sea necesario para demostrar información previa, autorización y cumplimiento de obligaciones. | Archivar de forma segura y revisar periódicamente su necesidad. |
Plazos pendientes de aprobación: antes de imprimir y entregar este manual, la administración debe aprobar plazos específicos de conservación para huellas, usuarios y bitácoras, previa revisión técnica y legal.
19. Recomendaciones operativas para la administración
- Aprobar formalmente este manual en acta administrativa o documento interno.
- Completar los datos del responsable, contacto, canales de solicitud y plazos de conservación antes de usar el formulario.
- Realizar inventario del sistema: dispositivos, usuarios administradores, ubicación de bases, almacenamiento local o nube, soporte técnico y respaldos.
- Verificar técnicamente si el sistema almacena imágenes de huella, plantillas biométricas o códigos derivados.
- Aplicar configuración por defecto orientada a minimización: solo datos necesarios, solo usuarios autorizados y solo funciones indispensables.
- Obtener consentimiento explícito antes del registro de cada huella.
- Publicar criterios claros para la alternativa de tarjeta, sin presentarla como mecanismo principal ni de entrega automática.
- Registrar la justificación, autorización, número de tarjeta, fecha de entrega, estado y devolución de cada credencial.
- Establecer un canal inmediato para reportar pérdidas y ejecutar el bloqueo de la tarjeta.
- Definir el procedimiento de coordinación de hasta tres cuotas para unidades habitacionales con más de cinco integrantes.
- Usar formularios separados por cada titular.
- No premarcar casillas de consentimiento.
- Conservar los formularios en archivo seguro, físico o digital, con acceso restringido.
- Revisar mensualmente usuarios activos y eliminar usuarios desvinculados.
- Revisar trimestralmente accesos administrativos y contraseñas.
- Establecer procedimiento de atención de derechos con registro de solicitudes y respuestas.
- Suscribir cláusulas de confidencialidad y tratamiento de datos con personal y proveedores.
- Realizar evaluación de riesgos y, si el tratamiento por naturaleza, contexto o fines implica alto riesgo, efectuar evaluación de impacto antes de iniciar o ampliar el tratamiento.
- Documentar incidentes y vulneraciones, con fechas, responsables, acciones de contención y notificaciones cuando correspondan.
20. Preguntas frecuentes para residentes y usuarios
20.1. ¿La huella digital es un dato sensible?
Sí. La huella digital es un dato biométrico y los datos biométricos forman parte de los datos sensibles. Por ello requieren especial protección y consentimiento explícito cuando se tratan con base en la autorización del titular.
20.2. ¿Para qué se usará mi huella?
Únicamente para controlar el ingreso y salida al Conjunto Araucarias de Quitumbe. No se usará para vigilancia general, perfilamiento, fines comerciales, discriminación ni control laboral.
20.3. ¿Estoy obligado a registrar mi huella?
El consentimiento debe ser libre. Si usted no autoriza el registro, la administración deberá informarle las consecuencias operativas y, de ser procedente, coordinar un mecanismo alternativo razonable de acceso conforme a las reglas de seguridad del conjunto.
20.4. ¿Puedo retirar mi consentimiento?
Sí. Puede revocarlo en cualquier momento, sin necesidad de justificar su decisión. La revocatoria no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de retirarla.
20.5. ¿Quién puede ver o administrar mis datos?
Solo personal autorizado por la administración y, si corresponde, proveedores técnicos que actúen bajo instrucciones documentadas, confidencialidad y medidas de seguridad. No debe existir acceso informal ni consulta por terceros.
20.6. ¿Hikvision es responsable de mis datos?
Este manual no determina que Hikvision sea responsable único. Hikvision es la plataforma tecnológica usada para gestionar el sistema. Su rol jurídico dependerá de los contratos, la configuración, el soporte y si accede o no a datos personales.
20.7. ¿Qué pasa si dejo de vivir o trabajar en el conjunto?
La administración deberá actualizar, bloquear o eliminar su registro biométrico cuando deje de existir la necesidad de conservarlo, salvo que exista una razón legal documentada para mantener información específica.
20.8. ¿Puedo pedir acceso, rectificación o eliminación?
Sí. Puede ejercer sus derechos mediante los canales de contacto del conjunto. La administración debe atender las solicitudes aplicables dentro de los plazos legales y dejar constancia documental.
20.9. ¿Todas las personas pueden pedir una tarjeta electrónica?
Pueden presentar una solicitud, pero la tarjeta es una alternativa excepcional. La Administración revisará si existe una justificación, verificará la disponibilidad y decidirá si corresponde autorizarla.
20.10. ¿En qué casos se puede considerar la tarjeta?
Principalmente cuando no sea técnicamente posible registrar ninguna huella, en personas de la tercera edad con dificultades de uso o cuando existan condiciones especiales que dificulten el funcionamiento normal del acceso biométrico.
20.11. ¿Puedo prestar mi tarjeta a un familiar o vecino?
No. La tarjeta es personal e intransferible. Su préstamo, cesión, duplicación o uso para permitir el ingreso de personas no autorizadas puede ocasionar el bloqueo y las acciones administrativas contempladas en las normas internas.
20.12. ¿Qué debo hacer si pierdo la tarjeta?
Debe informar inmediatamente a la Administración para que la credencial sea bloqueada. Cualquier reposición dependerá de la revisión del caso, las reglas internas y la disponibilidad existente.
20.13. ¿La tarjeta reemplaza al sistema biométrico?
No. El mecanismo principal es el acceso biométrico. La tarjeta se reserva para casos excepcionales debidamente revisados y autorizados.
20.14. ¿Cómo funciona el pago en tres cuotas?
Las unidades habitacionales con más de cinco miembros podrán coordinar con la Administración el pago de la totalidad del valor correspondiente hasta en tres cuotas mensuales.
21. Declaración de consentimiento informado
Antes de registrar la huella digital, el usuario debe leer o recibir explicación de esta declaración. La firma del formulario final constituye una manifestación de voluntad para el tratamiento específico de la huella digital con fines exclusivos de ingreso y salida.
Declaración:
Declaro que he sido informado de manera clara, sencilla y suficiente sobre el sistema biométrico de control de ingreso y salida del Conjunto Araucarias de Quitumbe. Entiendo que mi huella digital es un dato biométrico y sensible, y que su tratamiento requiere especial protección.
Declaro que la finalidad informada es exclusivamente permitir y controlar mi ingreso y salida al conjunto residencial. No autorizo el uso de mi huella digital para vigilancia general, perfilamiento, fines comerciales, discriminación, control laboral, monitoreo de hábitos o cualquier otro fin distinto al informado.
Declaro que conozco mis derechos de información, acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, suspensión, portabilidad cuando corresponda, y revocatoria del consentimiento. Entiendo que puedo retirar mi consentimiento en cualquier momento, sin necesidad de justificación.
Declaro que se me informó que el sistema se gestiona técnicamente mediante plataforma Hikvision, y que cualquier acceso de proveedores técnicos debe estar documentado y limitado a la finalidad autorizada.
También he sido informado de que la tarjeta electrónica es una alternativa excepcional, personal e intransferible, sujeta a justificación, revisión, autorización y disponibilidad; y que su pérdida, préstamo, duplicación o uso indebido deberá reportarse y podrá dar lugar a bloqueo y acciones administrativas conforme a las normas internas.
Con base en esta información, podré aceptar o negar el registro de mi huella digital y, cuando exista una causa justificada, solicitar que la Administración evalúe una alternativa operativa de acceso.
22. Hoja de autorización y consentimiento informado
Conjunto Araucarias de Quitumbe
22.1. Formulario de entrega, aceptación y uso responsable de tarjeta electrónica
Credencial excepcional para el control de ingreso y salida, sujeta a autorización, disponibilidad y cumplimiento de las normas del manual institucional.
Uso exclusivo: la tarjeta electrónica será utilizada únicamente para permitir y registrar el ingreso y salida de la persona autorizada al Conjunto Araucarias de Quitumbe. Es una credencial personal, excepcional e intransferible y no podrá emplearse para facilitar el acceso de terceros no autorizados.
1. Información general de la credencial
| Responsable / Administración | Conjunto Araucarias de Quitumbe / Administración designada. |
|---|---|
| Sistema de acceso | Sistema de control de ingreso y salida administrado técnicamente mediante la plataforma Hikvision. |
| Naturaleza de la tarjeta | Mecanismo complementario y excepcional, personal e intransferible, entregado únicamente después de la revisión y autorización de la Administración. |
| Finalidad permitida | Control de ingreso y salida del titular autorizado. No habilita usos comerciales, laborales, de vigilancia general, perfilamiento ni finalidades distintas a las establecidas en el manual. |
| Canal para reportes | Correo / teléfono / oficina de Administración: ________________________________________________ |
2. Datos del usuario autorizado
Nombres y apellidos completos:
Número de cédula / documento:
Teléfono de contacto:
Correo electrónico:
Casa, departamento o local:
Número de predio municipal:
Número de parqueadero:
Calidad del usuario:
3. Datos de asignación de la tarjeta
Número o código de la tarjeta:
Fecha de entrega / activación:
Puntos de acceso autorizados:
Motivo que justifica la asignación excepcional:
4. Restricciones y obligaciones de uso
- Uso exclusivo del titular: la tarjeta solo podrá ser utilizada por la persona identificada en este formulario y únicamente para su ingreso y salida del conjunto.
- Credencial personal e intransferible: queda prohibido prestar, ceder, intercambiar, compartir, duplicar o permitir que otra persona utilice la tarjeta.
- Prohibición de facilitar accesos no autorizados: el titular no podrá usar la tarjeta para permitir el ingreso de visitantes, familiares, vecinos, proveedores o terceros que no cuenten con autorización independiente.
- Custodia y conservación: el titular deberá mantener la tarjeta bajo su control, protegerla contra daños, alteraciones, manipulación, copia o duplicación y evitar dejarla al alcance de terceros.
- Reporte inmediato: la pérdida, robo, sustracción, daño, retención, duplicación sospechada o uso no autorizado deberá comunicarse de inmediato a la Administración para proceder con su bloqueo.
- Bloqueo preventivo o definitivo: la Administración podrá bloquear, desactivar o anular la tarjeta por pérdida, robo, uso indebido, préstamo, duplicación, manipulación, incumplimiento de normas, finalización de la autorización o cuando exista un riesgo para la seguridad del conjunto.
- Aplicación de la normativa interna: cualquier uso inadecuado se sujetará a las medidas, procedimientos y consecuencias establecidos en este manual y en la normativa interna vigente del Conjunto Araucarias de Quitumbe.
- Reposición: la entrega de una nueva tarjeta no será automática; estará sujeta a revisión administrativa, disponibilidad, bloqueo previo de la credencial anterior y cumplimiento de las condiciones económicas o administrativas que correspondan.
- Actualización de datos: el titular deberá informar cualquier cambio de domicilio, relación con el conjunto, autorización o datos de contacto que afecte la vigencia de la tarjeta.
- Devolución: la tarjeta deberá devolverse cuando finalice la relación o autorización del usuario, cuando la Administración lo solicite justificadamente o cuando sea reemplazada por otra credencial.
Declaración de aceptación del usuario:
Declaro que he recibido la tarjeta identificada en este formulario, que conozco su carácter excepcional, personal e intransferible y que acepto las restricciones y obligaciones de uso señaladas. Comprendo que el mal uso, préstamo, cesión, duplicación, manipulación o utilización para facilitar accesos no autorizados puede ocasionar el bloqueo inmediato de la tarjeta y la aplicación de la normativa establecida en el manual institucional.
ACEPTO recibir y utilizar la tarjeta exclusivamente conforme a estas condiciones.
NO ACEPTO las condiciones de entrega y uso de la tarjeta.
Control de la Administración:
Motivo de bloqueo, reposición, anulación o devolución:
5. Fecha, firmas y observaciones
Fecha:
Lugar:
Firma del usuario / titular:
Nombre:
Firma del representante o administrador:
Nombre y cargo:
Observaciones:
23. Nota final de revisión legal y administrativa
Este documento integra el funcionamiento ordinario del control biométrico, la alternativa excepcional de tarjeta electrónica y la facilidad de pago para unidades habitacionales con más de cinco integrantes. Antes de su aprobación definitiva, la Administración deberá completar los datos de contacto, confirmar la configuración técnica real, aprobar los criterios internos de entrega y bloqueo de tarjetas, definir los valores y fechas de pago aplicables y revisar el contenido con asesoría jurídica competente.
Campos pendientes: no deberán entregarse formularios para firma mientras permanezcan sin completar la identificación del responsable, los canales para ejercer derechos, los plazos de conservación, el procedimiento interno de tarjetas y las condiciones administrativas de pago.